Consejos para la base de datos
Elige un programa. Si viajas mucho, y tienes una computadora portátil, consigue un programa que funcione en la portátil. Si no tienes una, y a menudo utilizas las computadoras de otras personas, utiliza uno de los muchos sitios web que te permiten hacer un seguimiento de tus contactos en línea. Si necesitas hacer negocios lejos de una computadora, por completo, utiliza un teléfono móvil.
Asegúrate de que te permita utilizar palabras clave, tomar notas y conservar una historia de la conversación. Ésta es la diferencia entre una libreta de direcciones y un administrador de contactos. Un buen administrador de contactos te permitirá llevar un control de las llamadas telefónicas, los correos electrónicos, las conversaciones del pasado e incluir una fecha. Es probable que te llame alguien dos años después de no haber hablado y al leer tus notas recuerdes qué sucedió la última vez que hablaron.
Trata de encontrar uno que tenga recordatorios. Es TAN agradable registrar una fecha futura en la computadora y decirle que te recuerde hacer algo ese día.
No importa lo que elijas, familiarízate bien. Pasa varias horas tratando de entenderlo. Y será mucho más fácil usarlo durante años.
Palabras clave: las palabras clave múltiples son lo más importante de la base de datos. Asigna a cada persona de tu libreta de direcciones algunas palabras como por ejemplo “batería, diseño web, percusión” o “representante, dueño de una discoteca, compositor”. Algunas sólo tendrán una palabra, pero otros tendrán una lista de los 25 instrumentos que pueden tocar. Resulta muy útil cuando tienes que encontrar una “batería” en Texas, o si intentas recordar el nombre completo de ese diseñador de sitios web que se llama “Dave”.
Notas: Necesitas un área grande para escribir un texto junto a la información del contacto, para escribir cualquier cosa que desees. Toma nota de tus conversaciones. Corta y pega mensajes de correo electrónico que te hayan enviado.
Combinación de correspondencia: La combinación de correspondencia es el nombre que se le da a escribir una carta modelo, colocar el nombre de una persona en cada carta, enviarla por separado, en vez de enviarle la misma carta a todos donde diga “Estimado profesional de la industria de la música” o algo así como “¡hola todos!”. También puedes usar este sistema a pequeña escala. A veces tienes que escribirles un mensaje de correo electrónico a diez guitarristas para ver quién quiere tocar. La combinación de correspondencia te permite personalizar esos diez mensajes de correo electrónico.
¿Qué programa? No lo sé. Solía recomendar algunos, pero los tiempos cambian demasiado rápido, surgen cosas nuevas todos los meses, desaparecen las cosas viejas, así que vas a tener que encontrar uno tú solo.
